「4D戦略」であなたの時間を取り戻そう

カレンダー診断をしよう

自分がどれほど意識的に時間を使っていて、それがどれほど優先事項に沿っているかを理解するため、以下の「カレンダー診断」のエクササイズをやってみましょう。

ステップ1
次の質問に対する答えを問いかけてみよう。

  • 自分にとって成功の形はどのようなものだろう?
  • どんな価値や関心事のために生きたいだろう?
  • いい仕事、いいキャリア、いい人生を自分なりにどう定義でききるだろう?

ステップ2
自分あるいは家族のカレンダーを見て去年1年間を振り返り、次の質問に答えてみよう。

  • 各週・各月において、優先的に時間をかけたいと思っていた3つのことはなんだろう?
  • 実際は何をするのに時間を使っただろう?
  • 週末には何をしただろう?
  • 休暇や休みは取っただろうか?

ステップ3
よく考えて次の質問に答えてみよう。

  • 自分の優先事項と実際の時間の使い道は、どれくらい一致しているだろうか?

答えはできるだけ具体的に。たとえば、優先事項が自分の健康であれば、運動した日数、通勤手段、ジムやヨガ教室に行ったか、自炊したか、といったことまで考えること。3つの関心事それぞれについて、カレンダーと一致しているかどうかを確認しましょう。

減らす、選ぶ、変換する

時間の無駄を減らす
優先順位の低いことに消えてしまう時間を減らすには、時間の無駄に対して強い苦痛を覚えるようにする必要があります。その方法として、具体的な選択、ことばの変換、時間の追跡の3つを紹介しましょう。

具体的な選択
たとえば「猫の動画を1時間観るのと、雑誌の最新号を読むのとでは、どちらがほんとうにやりたいか?」というふうに、ふたつの具体的な選択肢から選ぶよう自分に強いれば、時間を無駄にしたり使い道をまちがったりしていることに気づくようになります。

ことばの変換
「時間がない」と言う代わりに「これは優先順位が低い」と言い、それでどう感じるか吟味してみましょう。シーツにアイロンをかける時間はある、でもやりたくない、というふうに。表現を変えれば、時間は選択なのだと再確認できます。その時間の過ごし方が気に入らなければ、選択を変えることができるはずです。

時間の追跡
ウェアラブル端末やアプリなどデジタルを駆使すれば、時間の使い方を追跡してどこで無駄が生じているのかを特定することができます。自分の行動を数値化することは可能であり、日々の時間の使い方の癖を把握して、変えるべきところを特定するのは難しくありません。

4Dで時間を取り戻す

優先事項のために投資するよう方向転換するには、不要不急の義務であふれているスケジュールをすっきりさせる必要があります。カレンダーに空きをつくる4D戦略を紹介しましょう。以下の4つを実践してスケジュールに余裕が生まれれば、今後の時間の使い方と割り振りを見直すことができるようになります。

中止する(ドロップ)
ハフィントン・ポストの創設者であるアリアナ・ハフィントンは、打ち切りもプロジェクトを完了させるひとつの形だと指摘しています。その気になれば今すぐ中止や撤退ができることもあるでしょう。「ノー」という一言でも立派な区切りになるのです。

軽減する(ディミニッシュ)
頻度やサイズを減らすこと。応援している非営利団体でのボランティアは続けるが理事の職は辞めるとか、30分のミーティングのために出張する代わりに15分の電話ですませるなどが考えられます。

延期する(ディファー)
先送りするだけではないかと思うかもしれませんが、スケジュールを組み立て直してみると、すべてを一度にやらないことが実は役に立つのだとわかるものです。いくつかの取り組みをいったん保留して考える時間をつくれば、どう処理すればいいかを丁寧に検討することができます。

委託する(デレゲート)
助力を請うことは時間を買うことであり、自分が時間を売って得られる報酬よりも明らかに安く時間を買えればベスト。ただし、考慮すべきはコストだけではありません。ことさら時間がかかる作業や、不便を強いられたり体力的に厳しい仕事、どうしても好きになれないことなどは、すべて外部委託の候補となります。

カレンダーを再構築する

短い時間にあまりに多くの作業を詰め込むと、もっとも有意義な目標にたどり着くのが難しくなります。効果と効率を高め、優先事項に投資する時間をつくるには、時間をちょうどよいブロックに区切る必要があるのです。

そのひとつの方法として、マネジャー式スケジュールとクリエイター式スケジュールという枠組みを紹介します。これはベンチャーキャピタルのYコンビネータを創業したポール・グレアムが2009年に「クリエイターのスケジュールとマネジャーのスケジュール」というブログ記事で提唱したコンセプトです。

マネジャー式スケジュール
マネジャー式スケジュールは伝統的な従業員と企業経営者によく見られるもので、スケジュールの形としてはもっとも一般的でしょう。1日を時間の単位で区切り、ミーティングや電話があちこちに入るようなものです。マネジャー式スケジュールでは1日が1時間とか30分間隔で細切れにされ、ダブルブッキングも多くなります。

おおむねマネジャー式スケジュールが適している仕事はあります。たとえば、セールスパーソンにはクリエイティブな作業をするためのまとまった時間は必要なく、潜在顧客への電話・メール・訪問といったコミュニケーションに使える、細かい時間の区切りがあればいいでしょう。人間関係に重きが置かれ、高度にインタラクティブな仕事には、マネジャー式スケジュールが適している場合が多くあります。

クリエイター式スケジュール
クリエイター式スケジュールが適しているのは、頭脳労働や戦略立案、あるいは作業やプロジェクトの遂行に気持ちを集中できる、まとまった時間が必要な仕事、つまりは世の中の大半の仕事です。

クリエイター式スケジュールは、1日の一部あるいは全部から邪魔や雑用を一掃し、複雑なプロジェクトに取り組む時間を確保できるようになっています。電話や打ち合わせは専用の時間帯にまとめられ、ほかの時間に割り込んでくることはありません。

フルタイムで会社勤めをしており、マネジャー式スケジュールにならざるをえないがクリエイティブな作業に集中する時間が必要なら、クリエイター式スケジュールを週に1~2日だけ導入し、最低でも半日は会議室にこもったり在宅勤務をしたりして長期的・大規模なプロジェクトに取り組むようにしてはどうでしょうか。フルタイム仕事のない早朝や深夜、週末に邪魔が入らない時間を確保するということも考えられるでしょう。

ギグ・エコノミーでは、自分の時間を意のままに使い、自分の優先事項に沿った時間の過ごし方を実現するチャンスが広がります。スケジュールを再構築する際には、どうすれば優先順位の高い関心事に沿った時間の使い方ができるのか見直してみましょう。

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